עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
ארכיון
ניהול תכנים
19/12/2019 14:53
SapirShoyerman

ניהול תכנים


כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס?


OCR היא טכנולוגיה של זיהוי תווים אופטי. כלומר, Optical Character Recognition. מדובר בטכנולוגיה של זיהוי אופטי של אותיות ומספרים, שנסרקו על ידי סורק, מתמונה, מדף טקסט מודפס או מכתב יד, לקובץ או מסמך דיגיטלי, ממוחשב, שניתן להמשיך ולערוך אותו במחשב. באמצעות תוכנת OCR אנו יכולים לסרוק, או לצלם, כל מסמך שיש בו טקסטים והתוכנה ממירה אותם לטקסט שניתן לחפש בו במחשב, לערוך ולתקן אותו וכדומה. שימוש בטכנולוגיה זו עשויה לסייע בטיפול בדואר נכנס מודפס ע"י כך שימיר אותו למסמך שנוכל לשמור במאגר מידע ולשמורו לפי רצוננו בצורה שתאפשר חיפוש ושליפה מהירה בעתיד לכל שימוש אשר נרצה לבצע במסמך.

כאשר אנחנו משתמשים בטכנולוגיה, אנו יכולים לזהות בקלות מידע הנמצא בתוך המסמך עצמו, לעומת מצב שבו המסמך סרוק וכך נוכל לקבל מידע רק על פרטי המסמך ושמו ולא על תוכנו. 


מדוע חשוב לשלב מסמכים דיגיטליים בזרימות העבודה?


Work Flow הוא תהליך הנועד לייעול העבודה בתוך הארגון ומורכב ממספר שלבים. שלבים עיקריים בתהליך הם: סבב חתימות דיגיטלי, מעקב סטטוס אחר פעולה מסוימת, ניתוב מסמכים ועוד. מסמך דיגיטלי הינו קובץ שמכיל נתונים ומידע אשר ניתן לגשת אליו בקלות ובמהירות מכל מקום. הסיבות העיקריות לשילוב מסמכים דיגיטליים בזרימת עבודה הן: זירוז תהליך העברת מסמכים בין עובדים בחברה ללקוחות החברה, צמצום שימוש בניירת- שמירה על איכות הסביבה, צמצום הצורך במקומות אחסון-חיסכון של מקום (עלויות מצטמצמות), מונע כפילויות של מסמכים וכדו'. בעזרת המסמכים הדיגטליים מספר אנשים יכולים לגשת למסמך ולמידע בו זמנית.


מה החשיבות של הגירת תכנים?


חשיבות הגירת תכנים היא שמירה באופן נוח את כל הידע שנצבר בארגון באופן ריכוזי ושמור. הגירת תכנים מקלה על הגישה לקבצים, לחיפוש ולעריכה. בנוסף, הגירת התכנים לא מונעת גישה למידע הישן ובכך מבטחת את עצמה בעת תקלות. חשוב להשתמש בהגירת תכנים ממש בשלב התנעת המערכת, השלב שבו קיימת חשיבות לבסיס כל הידע. הגירת התכנים מסייעת לנו למנוע איבוד מידע ולשמור על הרצף הפעיל של החברה.


צירוף מיילים למערכת ניהול התכנים הארגונית בארגון


א.      האם לדעתכם צריך לשמור במערכת את הצרופות בלבד או את כל המייל?

לפי דעתי יש לשמור את המייל המקורי בנוסף לצרופות, ייתכן והתוכן של האימייל לא פחות חשוב מהקבצים עצמם. זאת ועוד, ייתכן והמייל מתאר מדריך לקבצים עצמם כך שללא המייל לא ניתן להבין בדיוק את תוכן הקבצים. אנו עלולים לקבל משמעות שונה לקבצים ללא ההסבר עליהם. כמו כן, פרטים כמו תאריך השליחה, מכותבי המייל, השולח עצמו וכדו' הינם פרטים רלוונטים להבנת התמונה השלמה.


ב.      מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת?

האחראי לשמירת המייל במערכת הוא לרוב העובד אשר קיבל את המייל, ומבצע שמירה בצורה אוטומטית בתוך המייל שלו לדואר הנכנס או לתיקייה הרלוונטית הוא פותח. ניתנת עוד אפשרות לשמירה המייל במערכת על ידי אוטומציה של אנשי המחשוב בארגון, יכולים לנהל פקודות של שמירת מיילים באופן רציף על גבי מחשבי העובדים או על שרת מאוחד של הארגון. כמו כן, במקרה שבו האימייל מגיע ממקור חיצוני ולא פנים ארגוני של החברה, עובד החברה נדרש להעלות את המייל לשיתוף מערכתי בכדי שהמידע לא ייאבד. 

0 תגובות
כוח ההמונים, חוכמת ההמונים
19/12/2019 07:52
SapirShoyerman

כוח ההמונים, חוכמת ההמונים

1.     אתם עובדים בארגון שהחליט להיעזר במיקור המונים לצורך פיתוח רובוטים חדשים. באיזה תחום לדעתכם החליט הארגון שכדאי לו להיעזר במיקור המונים? נא לנמק.

לדעתי התחום הראשון וההתחלתי בו כדאי להשקיע במיקור המונים הוא סקר השוק, ניתן לעשות את זה ע"י תחרות ליצירת הרובוט הכי שימושי וחדשני ולספק פרס כספי לרעיון הכי יצירתי, ניתן לקחת את הרעיונות הללו לפיתוחים עתידיים ולהבין לאן הדברים מתנהלים מבחינת השוק- מה הצרכים ומה יכולים להיות הפתרונות.

כמו כן במידה ויש רעיון טוב אך אין פתרון, ניתן לערוך Case Study ולהשתמש במיקור ההומונים לפתור את הבעיה ולמצוא פתרון יצירתי למימוש הרעיון של הרובוט.

 

2.     עליכם לבצע תחזית לגבי סיכויי ההצלחה היחסית של שלושה מוצרים המיועדים לשוק מסויים. באיזו שיטה תבחרו? נא לנמק

ישנן 5 שיטות לשימוש בחוכמת ההמונים כדי לבצע תחזית לגבי סיכויי ההצלחה של מוצרים:

1.      טורניר רעיונות.

2.      דירוג באמצעות גיליון ציונים.

3.      דירוג ע"י קהילה.

4.      שווקי חיזוי.

5.      דירוג באמצעות חלוקת אסימונים.

לדעתי השיטה הכי טובה תהיה דירוג בעזרת אסימונים, כיוון שהתבקשנו לדרג שלושה מוצרים בשוק ספציפי נוכל לפנות לקבוצה מספיק גדולה מהשוק הספציפי הזה ובעזרת ידע ההמון נוכל לדעת מה דעת הקהל לגבי העדפתו לכל 3 המוצרים.

לדוגמא אם חברת מעדנים מסוימת שוקלת להוציא 3 מוצרים שונים, אז אם ניתן לאנשים בסופר לטעום את שלושתם ולחלק 100 נקודות בין 3 המוצרים - נוכל ללמוד על העדפות הקהל שלנו וללמוד איזה מוצר עתיד להצליח יותר ברגע שישווק בצורה רשמית.

 

3.     מהם הסיכונים במימון סטארטאפ בשיטה של מימון ההמונים

מול תועלות שיטת מימון ההמונים, עומדת הדרישה מהיזם לחשוף את הרעיון בשלב התחלתי. חשיפה זו מעמידה את היזם בסיכון לכך שהרעיון שלו יועתק ויפותח לשלב מתקדם יותר על ידי מתחרים בעלי מימון יציב יותר.
חיסרון משמעותי נוסף בפנייה למימון המונים, טמון בסיכון של אובדן בסבך הפתלתל של חוקי ניירות הערך השונים, מכיוון שפנייה לקבלת השקעות מהציבור הרחב היא לרוב בלתי חוקית, אלא אם כן האפשרות הוגשה בשיתוף עם רגולטור ניירות הערך המתאים. עונש על הפרת כללי ניירות ערך יכול להסתיים בענישה אזרחית או פלילית, השבת כל רווח שנעשה ואף השעיה לכל החיים מעבודה בתעשיית ניירות הערך.

 

0 תגובות
ניהול ידע בענן
12/12/2019 01:09
SapirShoyerman

1.      ארגון מסוים החליט להעביר את כל פעילויות ניהול הידע שלו לענן ולהיעזר בשירות ענן.


א. מהם היתרונות שהארגון מצפה להם?

אחד היתרונות העיקריים שמצויים בשירותי ענן הוא החיסכון בעלויות. מדובר ביתרון מרכזי שעשוי להניע כל ארגון לעבור לשירותי ענן. בין אם מדבר בחסכון בעלויות חשמל, תחזוקה וכו'. יתרון נוסף הוא קבלת התמיכה מחברה חיצונית, על ידי קבלת התמיכה הזו, החברה החיצונית עשויה לעזור לארגון לשפר את ביצועיו וליישם את אפשרויות הענן בדרכים שונות ונכונות. יתר על כך, יתרון בולט נוסף הוא הגיבוי הבטוח, כלומר גם אם מתרחש נזק למערכות בארגון, כיוון שהגיבוי מוחזק בענן ניתן לשחזר אותו מכל מקום בכל זמן, כך לא נשקפת סכנה לדאטה של האירגון.

 

ב. שלושה תנאי סף להצלחה:

1. תקשורת – קיים צורך להשתמש בחומרה ובתוכנה מתאימים להגדרת שירות הענן. כלומר, הצורך הוא בשימוש בטכנולוגיה חדשנית בכדי לשמור על תקשורת טובה בין בתוך הארגון.

2. אבטחת מידע – כיוון שהארגון עושה שימוש חברה חיצונית שלמעשה משתמשת במידע הכי רגיש שקיים בארגון, החברה החיצונית חייבת להיות בעלת מוניטין גבוה ושם משמעותי בשוק. כך שהארגון יוכל לסמוך על החברה החיצונית ולקבל תוצאות מהימנות. כמו כן, קיים צורך בכרחי לכך שאבטחת המידע בארגון תהיה מאובטחת בצורה הטובה ביותר שאפשר.

3. ספק השירות – הקשר עם החברה החיצונית שנכנסת למעשה לארגון חייב להיות הדוק מאוד, כמו כן הסכם הדורש משני הצדדים לעשות את מירב המאמצים שהכל יתנהל כשורה. יחסים טובים והדדיות הינן תנאים הכרחיים להצלחה יחד.

 

2.      מתי יש צורך ב"מחשוב קצה"?

יש צורך להשתמש במחשוב קצה כאשר אין כמויות גדולה של מידע, מחשוב קצה אינו שומר את הנתונים לאורך תקופות ארוכות ולכן הוא מתאים לתהליכים קצרים. במידת הצורך מתבצע עיבוד מקומי על הרכיבים עצמם או בסמוך אליהם וכן לא שולח את הנתונים לרמה הגבוהה והרשת המקומית.

3.      האם לצורך אגירת הנתונים לפני עיבודם תבחרו במחסן נתונים או אגם נתונים ?

מחסן נתונים -  - Data Warehouseמדובר בבסיס נתונים המשמש למערכות תומכות החלטה. הנתונים מגיעים לרוב ממערכת אחת או מספר מערכות תפעוליות.
אגם נתונים -
Data Lake היא שיטה הפוכה לזו של מחסן הנתונים, מדובר בשיטת אחסון נתונים בתוך מערכת או מאגר בצורתם הטבעית, היא מאפשרת צירוף נסיבות נתונים מצורות מובנות שונות.

במקרה המתואר הייתי בוחרת להשתמש במחסן הנתונים. מחסן נתונים מאפשר אכסון וניתוח מידע לצורך קבלת החלטות והינו פתרון חיוני לארגונים גדולים האוספים ואוגרים נתונים בהיקפים גדולים. כמויות הנתונים העצומות הנאגרות בארגונים יוצרות לעיתים מצבים בעייתיים, המנהלים חושבים שיש להם נתונים מסוימים אבל לא בטוחים אם הם אכן קיימים ומהי מידת אמינותם ועדכניותם, לא יודעים איזו מערכת מידע מפיקה אותם, ולכן גם לא יכולים לשלוף את המידע בזמן הנכון ולעשות בו שימוש. כיום יש מחסני נתונים שפותחו במיוחד על מנת לעשות סדר בכל הבלאגן הזה. מחסני נתונים אלו מאפשרים לאסוף מידע ממספר רב של מקורות בחברה. ממחסן הנתונים ניתן לגזור את המידע הרלוונטי בחתכים שונים.



 

0 תגובות
המשכיות ידע
03/12/2019 21:06
SapirShoyerman

תאר בקצרה בעיה של המשכיות ידע (שימור ידע) על סמך מאמר שמצאתם באינטרנט ומהם הפתרונות המומלצים על פי המאמר.

 

בסביבה העסקית של ימינו, צמצום עובדים בחברה הוא אסטרטגיה ידועה שהמטרה הנסתרת שלה היא בניית אוירה תחרותית והגברת הפרודקטיביות של החברה.

ניתן לראות במאמר את הקשר בין צמצום העובדים בחברה לבעיית שימור הידע בה.

עם זאת ניתן למצוא בספרות כי יוזמות צמצום רבות אינן מצליחות לשמר ידע, כישורים, יכולות, ניסיון וידע קריטי.

כלומר קיימת סכנה ממשית כי איכות, פרודקטיביות וצמיחה של החברה עלולים להיפגע עקב צמצום כוח האדם בחברה, ויותר מכך חשיבות איבוד המידע.

ניתן לראות במאמר כי קיים קשר ישיר בין צמצום כוח האדם לבין הצמיחה ויציבותה של החברה, כמו כן נמצא כי לא קיים קשר בין הפחתת כמות העובדים לתנובת הרווח של החברה.

מטרת המאמר היא לבנות דילמה זו, ולפתח מסגרת מקיפה לבחינת הקשרים בין צמצום עובדים ושמירת ידע.

כלומר, להראות לנו מה הטקטיקה הנכונה ליישום בהפחתת מספר העובדים בחברה.

הפתרון המוצג במאמר הוא החזקת רמות ארגוניות ספציפיות האחראיות על שימור הידע, ובכך הגעה להצעות התורמות להבנה טובה יותר של האופן בו חברות יכולות לשמור ולהימנע מאובדן ידע קריטי במהלך צמצום כוח האדם שלהם.

המודל המוצג אמור להועיל לניתוח בין הקשר שלשימור ידע לצמצום כוח האדם, מכיוון שהוא שוקל את המורכבות של שימור הידע במונחים שלשמירת הידע ברמות ארגוניות שונות. זאת על ידי הדגשת הסיכון האפשרי לאובדן ידע, המאמר מעלה את המודעות לחשיבות של שילוב שימור ידע וצמצום עובדים.


מאמר המקור:

"Don't let Knowledge Walk Away: Knowledge Retention During Employee Downsizing"


https://www.researchgate.net/publication/258171988_Don't_let_Knowledge_Walk_Away_Knowledge_Retention_During_Employee_Downsizing

0 תגובות
ארגון לומד, למידה ארגונית, תחקירים
26/11/2019 21:24
SapirShoyerman

1.      בעיות התחקירים בצה"ל:

 

על פי תחקירו של דו"ח מבקר המדינה: "ליקויים באופן עריכת תחקירים והפקת לקחים בצה"ל", ישנה בעיה בתהליך הפקת הלקחים בצה"ל.  ניתן לראות זאת על סמך מקרים רבים שבוצעו עבורם תחקירים שונים אך למרות זאת הם חוזרים ונשנים, למרות שכביכול נעשה תהליך מקיף של הפקת לקחים מהאירוע שהתרחשו.

תחקירים זוהי אחת הדרכים הטובות ביותר ללמידה ולקידום הידע הארגוני. לרוב, יבוצעו תחקירים בעקבות טעויות או תקלות משמעותיות בארגון, אך לעיתים מבוצעים גם לאור הצלחות ושימורן.

נראה כי מצד אחד בצה"ל הבינו את הערך המוסף של תחקירים כאמצעי ללמידה ולקידום הידע הארגוני, אך מהצד השני לא נלמדו לקחים מאירועים קודמים דומים.

בשביל להמחיש זאת נדון במקרה סוגיית החיילים החטופים – למרות שפורסם דו"ח מקיף בעבור כל אחת מחטיפות החיילים,  ולמרות שנמצא כי האירועים דומים ברוב הפרמטרים, נמצא כי אין שיפור משמעותי מאירוע אחד למשנהו.

אילו היו מתייחסים לפרמטרים הללו בכובד ראש ומבצעים תהליך הפקת לקחים נכון יכול להיות שאירועי חטיפה נוספים היו נמנעים אך ככל הנראה הפקת הלקחים בוצעה באופן שגוי.

נראה כי יש בעיה חמורה ב"זיכרון הארגוני" של צה"ל, מדובר בכלי חשוב ביותר שתפקידו לשמר ולאחזר את המידע בכדי למנוע חזרה על פעילויות וטעויות עבר. ובעיקר כלי להשגת מצויינות בארגון ושליפה בזמן אמת.

נראה כי בעקבות למידה לא מסודרת המועברת מדור לדור בחיל המודיעין בבה"ד 15, נוצר נזק אדיר לצה"ל בכך שהוא מחייב כוח אדם נוסף בכדי להתגבר על הפער. למעשה, צה"ל צריך להשקע 58% משאבים מעבר למשאבים המוקצים, בכדי להתגבר על חוסר התורה הסדורה המועברת בבסיס ההדרכה.

לסיכום, צה"ל צריך לאמץ לעצמו תרבות של ביצוע תחקירים ראויים והפקת לקחים נכונה על מנת למנוע בעתיד אירועים דומים שכבר קרו בעבר, וכן לשמר מידע רלוונטי.

 

2. שאלה עקרונית – כיצד לנהוג במפעילי מתקן שפעלו בניגוד לנהלים וכתוצאה מכך נגרם נזק:

 

במפעל כימי הוזרם חומר גלם יקר לתוך הריאקטור עד שהתגלה במקרה שהריאקטור עלה על גדותיו והחומר נשפך החוצה. בתחקיר התברר שגלאי מפלס הנוזלים בריאקטור היה מנותק ולכן לא התקבלה התראה על מפלס נוזלים גבוה והמשיכו להזרים חומר עד שהוא נשפך. המפעילים הסבירו שבלילה הקודם היו הרבה התראות שווא ולכן ניתקו את הגלאי כדי שאפשר יהיה להמשיך לייצר ללא הפרעה.

עולה השאלה – האם יש להעניש את המפעילים?

נראה כי בעקבות הפעולה האקטיבית שביצעו המפעילים, נוצר נזק אדיר למפעל. חומר גלם יקר ביותר המשיך לייצר ללא הפרעה ואף עלה על גדותיו. אומנם מצד אחד המפעילים פעלו בצורה לא ראוייה – הם ניתקו את הגלאי ובכך ביטלו את ההתראות. אך מהצד השני הגלאי לא עבד כראוי ולכן הם בחרו לנתק אותו. כך שנראה שיש לבצע תחקיר מעמיק, לפי דעתי יש להעניש את המפעילים שכן הם פעלו על דעת עצמם וניתקו את המכשיר תוך ידיעה שדבר כזה עלול לקרות מרגע שהם ניתקו. כיוון שהיו הרבה התראות שווא, המפעילים היו צריכים לטפל בבעיה זאת בעזרת עדכון הגורם הרלוונטי, ולא התנתקות המעידה על התעלמות מן הבעיה ולא על התמודדות עימה.

בנוסף, יש לתחקר את הריאקטור ולהבין את שורש הבעיה של התראות שווא הללו, בכדי להבין כיצד להבא יש לפעול טוב יותר, או לבצע פעולות שיכולות לעזור לנטרל את ההתראות שווא ללא ניתוק המכשיר.

 

 

0 תגובות